Membuang dokumen yang sifatnya rahasia

Selasa pagi, cuaca di Nagoya cerah, tapi angin dingin bertiup cukup kencang. Suhu hari ini sekitar 5 s/d 13 C. Saya berangkat agak siang ke kampus setelah membalas beberapa email berkaitan dengan koordinasi pengiriman barang. Berangkat dari Gokiso Station di kota Nagoya pk.10.35 am, saya tiba di Josui Station di kota Toyota pk.11.04 (waktu tempuh Gokiso St.-Josui St. sekitar 29 menit). Karena saat ini kampus sedang liburan musim semi, school bus mengikuti jadwal libur “kyuukou daiyaru” dimana dalam satu jam cuma ada dua kali saja: 11.24 dan 11.54. Saat menunggu, Prof. Teruo Fukumura datang dan mengajak saya berangkat ke kampus pakai taxi, karena kalau menunggu di stasiun, anginnya terlalu dingin. Wah, asyik juga bisa cepat sampai ke kampus & nggak perlu kedinginan, walau agak sungkan juga. Prof.Fukumura dulunya daisensei di Nagoya University (sekarang jadi Prof. Emeritus), dan saat ini juga sesepuh di kampus. Usia beliau sudah sekitar 80 tahun, tetapi masih semangat dan kalau ceramah nggak kalah dengan yang muda.

Di perjalanan, saya minta maaf ke Fukumura sensei karena tidak dapat lebih lama membantu beliau di Chukyo University disebabkan sudah dipanggil pulang ke Indonesia. Beliau menanyakan apa yang saya kerjakan kalau sudah pulang, apakah saya kelak akan mengajar atau diminta mengajar di satu perguruan tinggi ? Saya jawab kalau di Indonesia saya akan kembali bekerja sebagai peneliti di BPPT, semacam Kagakugijutsu-chou kalau di Jepang. Saya pengin juga kelak bisa mengajar di perguruan tinggi, agar bisa mengamalkan ilmu saya dan kebetulan saya sudah terlanjur senang dengan atmosfer akademik di kampus. (Note : Kagakugijutsu-chou sejak tahun 2001 dimerger dengan Monbushou menjadi Monbukagakushou) . Sekitar 8 menit kemudian kami tiba di kampus. Taxi dari Josui St. sampai ke kampus Chukyo sekitar 1200 yen.

Sampai di kampus, saya ketemu Ando-san, staff di sekretariat jurusan, dan menanyakan prosedur membuang dokumen rahasia (Pak Budi Raharjo pernah menulis hal ini di blog-nya). Ringkasnya begini :

1. Dokumen yang sifatnya rahasia tidak boleh dibuang di sebarang tempat. Termasuk di dalamnya notulen rapat, kertas yang berisi daftar alamat, gakusei meibo (daftar nama dan alamat mahasiswa), kertas ujian, PR dsb. yang memuat nama siswa dan nilainya. (Padahal saya tiap kali masuk selalu ngasih PR dan latihan yang harus disusun siswa dalam bentuk kertas, bukan electronic files).
2. Dosen harus bertanggung jawab jika ada informasi pribadi yang bocor karena keteledorannya dalam membuang dokumen yang sifatnya pribadi.
3. Dokumen itu -by default- harus dihancurkan memakai shuredda (shredder). Di lantai saya sebenarnya ada shredder yang cukup bagus “Fellowes 120C-2″.
4. Tetapi jika terlalu banyak, maka dokumen tsb. setelah dikumpulkan diserahkan ke sekretariat jurusan pada tanggal tertentu (bulan ini tgl.12-16 Maret 2007), untuk nanti secara kolektif akan dihancurkan oleh pihak yang ditugaskan. Proses penghancuran ini disebut youkai-shori (溶解処理).
5. Clip harus dilepas dari berkas dan tidak diikutsertakan, karena tidak dapat diproses, tetapi kalau hochikisu (staple) tidak perlu dibuang.

Wah, saya lega. Informasi ini sangat membantu, karena saya masih menyimpan buanyak banget kertas tugas, laporan dan kertas ujian mahasiswa. Kalau saya harus menghancurkan satu persatu ke shredder bakalan makan waktu lama, karena sekali masuk maksimal sekitar 17 lembar.

Tapi tugas saya belum selesai. Masih banyak dokumen-dokumen yang masuk kategori rahasia dan harus dihancurkan sebelum saya berangkat meninggalkan kampus Chukyo, seperti rekaman rapat, file pdf hasil scanning dokumen-dokumen yang sifatnya rahasia, CDROM, DVD dsb. yang memuat data-data konfidential. Repotnya saya tidak punya list dimana saja file-file itu tersimpan sehingga harus akses satu per satu. Pff…. Ini gara-gara saya teledor dalam memanage data. Banyak file yang tidak teratur rapi, sehingga lebih tepat dikatakan gomi (sampah). Data yang tidak diatur rapi dan dimanage dengan baik bukanlah informasi, tetapi gomi ! Cita-cita saya sih data itu didaftar dan dilist apik, sehingga bisa random access ke informasi yang dibutuhkan. Barangkali kelak saya perlu membagi data bukan semata berdasarkan kontennya, tetapi juga sifat kerahasiaannya. Curse of being digital ! he he

Membuang Sodai Gomi (sampah besar)

Membuang sampah besar di Jepang harus dirancang jauh sebelumnya. Jadwal pembuangan sampah besar di tempat saya adalah Rabu minggu ke empat tiap bulan, berarti untuk bulan ini tiba pada 28 Maret 2007. Menurut aturan, mereka yang akan membuang sampah besar harus telpon selambat-lambatnya 7 hari sebelum hari pembuangan. Tetapi dari pengalaman sebelumnya, saat telpon sekitar 7 hari sebelumnya, kami tidak mendapat jatah untuk bulan tsb. melainkan harus menunggu giliran satu bulan berikutnya.

Belajar dari pengalaman itu, dan juga karena kami sudah harus berangkat dari Jepang, maka pagi ini saya telpon ke pusat pembuangan sampah besar (Sodai Gomi Uketsuke). Barang yang dibuang adalah kasur+selimut dan kursi. Futon (kasur) dan kakefuton (selimut futon) ternyata dihitung sebagai 1 unit, dan harus diikat jadi satu. Tarif membuang futon @250 yen, sedangkan kursi 250 yen. Jadi total 750 yen. Stiker pembuangan sampah dapat dibeli di convenient store dan harus ditempelkan di barang yang akan dibuang. Pada stiker tsb. harus dituliskan nomer kode yang diberikan oleh staf. Pada hari pembuangan, sampah-sampah ini diletakkan ditempat pembuangan. Untuk apartemen yang saya tinggali, tempat pembuangannya berada di sisi utara, di depan bangunan. Saat mencari tiket pesawat kemarin, jadwal pembuangan sodai gomi ini termasuk salah satu faktor yg saya pertimbangkan. Alhamdulillah bisa mendapat tiket sesuai keinginan (30 Maret 2007). Hari ini rencananya saya akan meneruskan packing di kampus , mengurus penghentian kartu kredit (JCB) dan akses internet (KDDI).