Membuang dokumen yang sifatnya rahasia

Selasa pagi, cuaca di Nagoya cerah, tapi angin dingin bertiup cukup kencang. Suhu hari ini sekitar 5 s/d 13 C. Saya berangkat agak siang ke kampus setelah membalas beberapa email berkaitan dengan koordinasi pengiriman barang. Berangkat dari Gokiso Station di kota Nagoya pk.10.35 am, saya tiba di Josui Station di kota Toyota pk.11.04 (waktu tempuh Gokiso St.-Josui St. sekitar 29 menit). Karena saat ini kampus sedang liburan musim semi, school bus mengikuti jadwal libur “kyuukou daiyaru” dimana dalam satu jam cuma ada dua kali saja: 11.24 dan 11.54. Saat menunggu, Prof. Teruo Fukumura datang dan mengajak saya berangkat ke kampus pakai taxi, karena kalau menunggu di stasiun, anginnya terlalu dingin. Wah, asyik juga bisa cepat sampai ke kampus & nggak perlu kedinginan, walau agak sungkan juga. Prof.Fukumura dulunya daisensei di Nagoya University (sekarang jadi Prof. Emeritus), dan saat ini juga sesepuh di kampus. Usia beliau sudah sekitar 80 tahun, tetapi masih semangat dan kalau ceramah nggak kalah dengan yang muda.

Di perjalanan, saya minta maaf ke Fukumura sensei karena tidak dapat lebih lama membantu beliau di Chukyo University disebabkan sudah dipanggil pulang ke Indonesia. Beliau menanyakan apa yang saya kerjakan kalau sudah pulang, apakah saya kelak akan mengajar atau diminta mengajar di satu perguruan tinggi ? Saya jawab kalau di Indonesia saya akan kembali bekerja sebagai peneliti di BPPT, semacam Kagakugijutsu-chou kalau di Jepang. Saya pengin juga kelak bisa mengajar di perguruan tinggi, agar bisa mengamalkan ilmu saya dan kebetulan saya sudah terlanjur senang dengan atmosfer akademik di kampus. (Note : Kagakugijutsu-chou sejak tahun 2001 dimerger dengan Monbushou menjadi Monbukagakushou) . Sekitar 8 menit kemudian kami tiba di kampus. Taxi dari Josui St. sampai ke kampus Chukyo sekitar 1200 yen.

Sampai di kampus, saya ketemu Ando-san, staff di sekretariat jurusan, dan menanyakan prosedur membuang dokumen rahasia (Pak Budi Raharjo pernah menulis hal ini di blog-nya). Ringkasnya begini :

  1. Dokumen yang sifatnya rahasia tidak boleh dibuang di sebarang tempat. Termasuk di dalamnya notulen rapat, kertas yang berisi daftar alamat, gakusei meibo (daftar nama dan alamat mahasiswa), kertas ujian, PR dsb. yang memuat nama siswa dan nilainya. (Padahal saya tiap kali masuk selalu ngasih PR dan latihan yang harus disusun siswa dalam bentuk kertas, bukan electronic files).
  2. Dosen harus bertanggung jawab jika ada informasi pribadi yang bocor karena keteledorannya dalam membuang dokumen yang sifatnya pribadi.
  3. Dokumen itu -by default- harus dihancurkan memakai shuredda (shredder). Di lantai saya sebenarnya ada shredder yang cukup bagus “Fellowes 120C-2″.
  4. Tetapi jika terlalu banyak, maka dokumen tsb. setelah dikumpulkan diserahkan ke sekretariat jurusan pada tanggal tertentu (bulan ini tgl.12-16 Maret 2007), untuk nanti secara kolektif akan dihancurkan oleh pihak yang ditugaskan. Proses penghancuran ini disebut youkai-shori (溶解処理).
  5. Clip harus dilepas dari berkas dan tidak diikutsertakan, karena tidak dapat diproses, tetapi kalau hochikisu (staple) tidak perlu dibuang.

Wah, saya lega. Informasi ini sangat membantu, karena saya masih menyimpan buanyak banget kertas tugas, laporan dan kertas ujian mahasiswa. Kalau saya harus menghancurkan satu persatu ke shredder bakalan makan waktu lama, karena sekali masuk maksimal sekitar 17 lembar.

Tapi tugas saya belum selesai. Masih banyak dokumen-dokumen yang masuk kategori rahasia dan harus dihancurkan sebelum saya berangkat meninggalkan kampus Chukyo, seperti rekaman rapat, file pdf hasil scanning dokumen-dokumen yang sifatnya rahasia, CDROM, DVD dsb. yang memuat data-data konfidential. Repotnya saya tidak punya list dimana saja file-file itu tersimpan sehingga harus akses satu per satu. Pff…. Ini gara-gara saya teledor dalam memanage data. Banyak file yang tidak teratur rapi, sehingga lebih tepat dikatakan gomi (sampah). Data yang tidak diatur rapi dan dimanage dengan baik bukanlah informasi, tetapi gomi ! Cita-cita saya sih data itu didaftar dan dilist apik, sehingga bisa random access ke informasi yang dibutuhkan. Barangkali kelak saya perlu membagi data bukan semata berdasarkan kontennya, tetapi juga sifat kerahasiaannya. Curse of being digital ! he he 😀

Tentang Anto Satriyo Nugroho

My name is Anto Satriyo Nugroho. I am working as research scientist at Center for Information & Communication Technology, Agency for the Assessment & Application of Technology (PTIK-BPPT : Pusat Teknologi Informasi & Komunikasi, Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi). I obtained my doctoral degree (Dr.Eng) from Nagoya Institute of Technology, Japan in 2003. My office is located in Serpong, Tangerang Selatan City. My research is on pattern recognition and image processing with applied field of interests on biometrics identification & development of computer aided diagnosis for Malaria. Should you want to know further information on my academic works, please visit my professional site at http://asnugroho.net
Pos ini dipublikasikan di living in Japan, persiapan pulang. Tandai permalink.

Satu Balasan ke Membuang dokumen yang sifatnya rahasia

  1. chiko berkata:

    Hi…Salam kenal..Sya sudah membaca blog kamu..Saya punya teman di jepang, tp saya sudah lose contact dengannya..Dia seorang wanita, namanya Kumi Kasahara…Kasahara adalah nama suaminya..Saya punya alamat lamanya dari surat terakhir yang ia kirimkan ke indonesia..Jika kamu tahu bagaimana cara untuk menemukan dia, tolong balas pesan ini ke email chiko_poltak@yahoo.co.id…..Jika kamu bersedia, melihat ke alamatlamanya atau menanyakan tetangganya…saya akan merasa sangat tertolong..Tolong saya ya, saya sangat butuh untuk menemukan dia…Trima kasih dan salam kenal sebelumnya…

    Salam,

    Chiko

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s